Yksityisen sosiaalipalvelualan työehtosopimuksen, sosiaalialan järjestöjä koskevan työehtosopimuksen ja terveyspalvelualan työehtosopimuksen mukaan sairausajan palkkaa maksetaan sairauden tai tapaturman aiheuttamasta työkyvyttömyydestä.

Työkyvyttömyys on vaadittaessa varmennettava lääkärin todistuksella tai muulla työnantajan hyväksymällä selvityksellä. Työnantaja voi niin harkitessaan noudattaa käytäntöä, jossa työntekijä voi olla omalla ilmoituksellaan palkallisella sairauslomalla määritellyn lyhyen ajan. Myös tällöin työnantaja voi perustellusta syystä edellyttää työntekijältä lyhyestäkin poissaolosta lääkärin todistuksen.

Kaikissa poissaolotilanteissa työnantaja voi perustellusta syystä nimetä käytettävän lääkärin. Tällöin työnantaja maksaa lääkärintodistuksen hankkimiskustannukset. Perusteltuja syitä voivat olla esimerkiksi tilanteet, jossa työntekijällä on poikkeuksellisen runsaasti poissaoloja tai lääkärintodistusten toimittamiseen liittyy epäselvyyksiä. Nimetyn lääkärin on hyvä olla työpaikan olosuhteet tunteva lääkäri, kuten työterveyslääkäri tai epäillyn sairauden asiantuntijalääkäri.

Työnantajalla on oikeus ja velvollisuus nimetä ne tehtävät tai henkilöt, jotka voivat käsitellä työntekijän terveydentilatietoja, koska tekevät tähän tietoon perustuvia päätöksiä. Työntekijällä on velvollisuus toimittaa ICD-10-tautiluokitusdiagnoosilla varustettu lääkärintodistus viipymättä tällaiselle työnantajan edustajalle.

Normaali olettama on, että lääkärin määräämä sairausloma merkitsee palkallista sairauslomaa työehtosopimuksen ehtojen puitteissa.

Eräät ICD-10-koodit eivät kuitenkaan kuvaa sairauden tai tapaturman aiheuttamaa työkyvyttömyyttä. Tällaisia ovat ainakin Z-koodit, jotka liittyvät yhteydenottoon lääkäriin muiden syiden kuin sairauden tai vamman vuoksi, elleivät ne liity varsinaiseen sairauskoodiin täydentävänä lisätietona. R-koodit viittaavat sellaisiin oireisiin, joita ei vielä kyetä diagnostisoimaan sairaudeksi. Yleensä kyse on lyhyestä poissaolosta, joka jatkuessaan tulisi diagnostisoitua. Eräät ICD-koodit koskevat sellaisia itse aiheutettuja tilanteita, joista työnantaja ei ole palkanmaksuvelvollinen (liittyen esimerkiksi alkoholin liikakäyttöön tai kosmeettisiin leikkauksiin).

Mikäli työnantaja katsoo, ettei työntekijän toimittama lääkärintodistus anna perustetta palkalliselle poissaololle, työnantajan tulisi viipymättä ottaa yhteyttä työntekijään. Tällöin epäselvä tilanne käydään läpi. Tarvittaessa työnantaja voi edellyttää työntekijää hankkimaan lisäselvitystä lääkäriltä. Lisäselvityksen perusteella ratkeaa, onko kyse sairauden tai tapaturman aiheuttamasta palkallisesta poissaolosta vai ei.

Jos työntekijä kieltäytyisi hankkimasta edellytettyä lisäselvitystä, poissaoloa voidaan perustellusti pitää palkattomana. Tilanne on sama, jos työntekijä kieltäytyisi antamasta sairauslomatietojen saamiseen oikeutetulle työnantajan edustajalle tarvittavia ICD-diagnoositietoja.