Yritysrakenteiden muutoksilla on vaikutuksia potilastietojen rekisterinpitäjyyteen sekä Kanta-palvelujen yhteyksien toimivuuteen. Muutostilanteissa organisaatioiden on tärkeä varmistaa Kanta-palvelujen käytön jatkuminen ilman katkoksia.
Terveydenhuollon palvelunantaja tai itsenäinen ammatinharjoittaja vastaavat potilastietojen rekisterinpitäjänä arkistoitujen potilastietojen käsittelystä sekä tietojen luovuttamisen ja käsittelyn lainmukaisuudesta.
Kanta-palvelujen näkökulmasta olennaisia organisaatiomuutoksia ovat yritysostot, myynnit ja yhteenliittymiset (Y-tunnus muuttuu) sekä toiminnan päättäminen (Y-tunnus ja toimilupa päättyvät, eli rekisterinpitäjä lopettaa toimintansa).
Toiminnan häiriöttömän jatkuvuuden varmistaminen esimerkiksi lupia ja Y-tunnuksia koskevissa muutostilanteissa edellyttää potilastietojen rekisterinpitäjyyteen, Kanta-palvelujen sopimusten voimassaoloon, reseptin uusimispyyntöihin sekä suostumuksiin, kieltoihin ja Omakannassa näkyviin tietoihin tulevien muutosten läpikäyntiä.
On tärkeää suunnitella ja toteuttaa tarvittavat muutokset hyvissä ajoin. Muutokset toteutetaan yhteistyössä järjestelmätoimittajan, Kelan Kantapalvelujen ja THL:n koodistopalvelun kanssa.
Toimipaikan tai koko toiminnan lopettamisesta on tehtävä tarvittavat lopetusilmoitukset AVI:in tai Valviralle. Palveluntuottajan vastuulla on huolehtia potilasasiakirjojen arkistoinnista säädösten mukaisesti. Tässä palveluntuottaja voi hyödyntää vanhojen potilastietojen arkistointi -palvelua.
Kanta-palveluihin liittyneiden palveluntuottajien on huolehdittava palveluun liittyvien sitoumusten irtisanomisesta.
THL järjestää Infotilaisuuden Kanta-palvelujen toimivuuden varmistamisesta organisaatiomuutosten yhteydessä ti 24.10.2017, klo 13.00–15.00, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos, Mannerheimintie 166, Helsinki.
Lisäohjeistusta muutostilanteisiin:
Lisätiedot: kantapalvelut@thl.fi tai kanta@kanta.fi
Huom!
Valitsemalla THL:n tapahtumakalenterista kohdan ”Tiedonhallinta sosiaali- ja terveysalalla” löydät ajankohtaiset Kanta-asioiden koulutustilaisuudet. Tilaisuudet ovat lähtökohtaisesti maksuttomia ja niihin on yleensä mahdollista osallistua etäyhteyden välityksellä.
