Lomanmääräytymisvuosi 1.4.2023-31.3.2024 on juuri päättynyt ja nyt huhtikuussa on niin sanotun tilinpäätöksen aika. Työnantajien tulee tarkastella työntekijöiden vuosilomakertymää, jotta tiedetään, kuinka moneen vuosilomapäivään työntekijällä on oikeus tulevana kesä- ja talvilomakautena.
Vuosilomaetuudet pohjautuvat vuosilomalakiin, ja myös HALIn työehtosopimuksissa on vuosilomia koskevia määräyksiä. Vuosilomalain ja työehtosopimusten tunteminen on avainasemassa, kun käsitellään vuosilomiin liittyviä kysymyksiä. HALIn sopimusaloilla on vaiheittain siirrytty 5-päiväiseen lomalaskentaan, nyt viimeisimpänä sosiaalialan järjestötyön työehtosopimuksessa 1.4.2024 alkaen ansaittavissa vuosilomissa.
Sovellettava ansaintasääntö
Työntekijöiden vuosilomien kertymässä on tiedettävä, mitä vuosilomalain ansaintasääntöä työntekijään sovelletaan. Vuosilomaa ansaitaan täysiltä lomanmääräytymiskuukausilta. Täytenä lomanmääräytymiskuukautena pidetään kalenterikuukautta, jolloin työtekijälle on kertynyt vähintään 14 työssäolopäivää tai työssäolon veroista päivää. Jos työtekijä on sopimuksen mukaisesti työssä niin harvoina päivinä, että hänelle ei kerry 14 päivän työssäolopäivää, täysi lomanmääräytymiskuukausi on kalenterikuukausi, jonka aikana on vähintään 35 työtuntia tai työssäolon veroista työtuntia.
Uudessa 5-päiväisessä lomalaskennassa työntekijän lomapäivien kokonaismäärä katsotaan suoraan työehtosopimuksen mukaisesta lomataulukosta täysien lomanmääräytymiskuukausien perusteella sen mukaisesti, mitä lomataulukkoa työntekijään sovelletaan. Sovellettava lomataulukko määräytyy lähtökohtaisesti työsuhteen keston perusteella.
Vuosilomien antaminen
On tärkeää muistaa, että vuosiloma annetaan työntekijälle työnantajan määräämänä aikana, elleivät työnantaja ja työntekijä sovi loma-ajankohdasta. Vuosilomasta 20 päivää, eli kesäloman osuus, on sijoitettava lomakaudelle eli 2.5–30.9 väliseen aikaan. Talviloman osuus on annettava viimeistään seuraavan lomakauden alkuun eli 30.4. mennessä. Työnantaja ei voi esimerkiksi määrätä vuosilomaa yksipuolisesti irtisanomisajalle, ellei kyse ole esimerkiksi kesälomakaudesta, jolle työnantaja voisi muutoinkin yksipuolisesti sijoitella lomaa laissa säädettyjen ilmoitusaikojen puitteissa. Työnantajan on noudatettava tasapuolisuutta lomien sijoittelussa. Vaatimus tasapuolisesta kohtelusta tarkoittaa käytännössä sitä, että työnantaja ei saa suosia ketään työntekijää, tai ilman perusteita asettaa ketään työntekijää huonompaan asemaan.
Työsuhdeneuvontaan tulee ajoittain kysymyksiä siitä, voiko lomaa määrätä kesäloma- tai talvilomakauden ulkopuolelle. Työnantaja ja työntekijä voivat sopia niin sanotusta pidennetystä lomakaudesta: työnantaja ja työntekijä saavat sopia vuosiloman sijoittamisesta ajanjaksolle, joka alkaa sen kalenterivuoden alusta, jolle lomakausi sijoittuu, ja joka päättyy seuraavana vuonna ennen lomakauden alkua.
Esimerkiksi lomakausi 2.5.-30.9.2024 voidaan työnantajan ja työntekijän välillä sopia pidennettäväksi ajanjaksolle 2.1.2024-30.4.2025. Lisäksi saadaan sopia 10 päivää ylittävän lomanosan pitämisestä viimeistään vuoden kuluessa lomakauden päättymisestä. Tänä vuonna 10 päivää ylittävä lomanosa saadaan siis sopia pidettäväksi 30.9.2025 mennessä. Esimerkiksi edellä mainitut pidennetyt lomakaudet tuovat joustoa vuosilomien sijoitteluun.
Työnantajan määrätessä loman ajankohdan on hänen kuultava työntekijöitä loman ajankohdasta ja siitä on ilmoitettava työntekijälle viimeistään kuukautta ennen loman alkamista. Jos tämä ei ole mahdollista, loman ajankohdasta voidaan ilmoittaa myöhemmin. Siitä on kuitenkin ilmoitettava viimeistään kahta viikkoa ennen loman alkamista. Kuukauden ilmoitusaika on ehdoton pääsääntö, jota tulee pyrkiä noudattamaan. On hyvä pitää erillään loman yksipuolinen määrääminen ja loman ajankohdasta sopiminen, jolloin mainitut ilmoitusajat eivät päde. Näin ollen työnantaja ja työntekijä voivat yhdessä sopia, että työntekijä on vuosilomalla esimerkiksi seuraavan viikon.
Säästövapaa
Säästövapaa tarkoittaa sitä, että osa lomasta säästetään ja pidetään myöhemmin. Työnantaja ja työntekijä saavat sopia 15 päivää ylittävän osan lomasta pidettäväksi seuraavalla lomakaudella tai sen jälkeen säästövapaana. Työntekijällä on oikeus säästää 20 päivää ylittävä osa lomastaan, jos siitä ei aiheudu työpaikan tuotanto- ja palvelutoiminnalle vakavaa haittaa. Vuosiloman säästämisestä ja säästettävien lomapäivien määrästä työnantajan ja työntekijän on neuvoteltava viimeistään silloin, kun työnantaja kuulee työntekijöitä vuosiloman ajankohdasta. Säästövapaa on annettava työntekijälle hänen määräämänään kalenterivuonna.
Jollei säästövapaan tarkemmasta ajankohdasta päästä sopuun, työntekijällä on oikeus päättää säästövapaan ajankohta ilmoittamalla säästövapaan pitämisestä viimeistään neljä kuukautta ennen sen alkamispäivää. Ilmoitusaika turvaa työnantajaa, jotta työnantaja voi varautua työntekijän mahdolliseen pidempään poissaolojaksoon esimerkiksi palkkaamalla sijaisia tai järjestelemällä töitä uusiksi.
Lopussa on hyvä muistuttaa, että työnantajalla on vastuu huolehtia, että vuosilomat tulee pidettyä ajallaan lain ja työehtosopimuksen mukaisesti. Tämä ei ainoastaan täytä lakisääteisiä velvoitteita, vaan myös edistää työntekijöiden hyvinvointia, luoden perustan menestyvälle ja tyytyväiselle työyhteisölle.
