Palkaton vapaa (”virkavapaa”, ”työvapaa”, ”toimivapaa”) perustuu työnantajan ja työntekijän väliseen sopimukseen. Työntekijällä ei siis lähtökohtaisesti ole oikeutta saada palkatonta vapaata, paitsi joissakin harvinaisissa, laissa erikseen mainituissa tilanteissa. Tällainen tilanne on esimerkiksi työsopimuslain 4 luvun 9 pykälässä tarkoitettu poissaolo pakottavista perhesyistä.

Palkattomasta vapaasta, vapaan kestosta ja sen ehdoista kannattaa sopia kirjallisesti. Sopimus sitoo molempia osapuolia, eikä työntekijällä ole yksipuolisesti oikeutta keskeyttää sovittua vapaata ja palata työhön tai vaikkapa muuttaa sovittua vapaata palkalliseksi sairauslomaksi.

Vapaan yksipuolinen keskeyttäminen voisi johtaa työnantajalle kohtuuttomaan tilanteeseen, jos työnantaja esimerkiksi on sidottu vapaan ajaksi palkkaamansa sijaisen määräaikaiseen työsopimukseen.

Palkattoman vapaan ajalta ei kerry vuosilomaa, eikä se näin myöskään kerrytä palveluslisään oikeuttavaa aikaa. Työsuhteen etuudet, kuten työterveyshuollon palvelut, puhelinetu ja lounassetelit, eivät ole käytettävissä vapaan aikana, ellei toisin erikseen sovita.

Kun kuukausipalkkainen työntekijä on osan kuukautta palkattomasti pois töistä, palkanlaskennassa noudatetaan sopimusmääräyksiä palkan osittamisesta (yksityisen sosiaalipalvelualan TES 10 §, terveyspalvelualan TES 15 § kohta 20 ja sosiaalialan järjestöjä koskeva TES 16 §). Tällöin palkka lasketaan tehtävien työpäivien suhteessa kuukauden normaaleihin työpäiviin. Jos esimerkiksi kuukaudessa olisi normaalisti 21 työpäivää ja työntekijä pitää viikon verran (5 työpäivää) palkatonta vapaata, hänelle maksetaan 16/21 täydestä kuukausipalkasta. Lisäksi terveyspalvelualan TES:ssä on sovittu jaksotyöajassa kiinteän jakajan 21,5 käyttämisestä.

Työntekijä on sidottu anomaansa palkattomaan vapaaseen niissäkin tilanteissa, joissa poissaoloperuste myöhemmin muuttuu. Jos siis työntekijä esimerkiksi sairastuu sovitun palkattoman vapaan aikana, poissaolon peruste on aikaprioriteettiperusteen mukaisesti palkaton vapaa, eikä aikaisemmin sovittu vapaa muutu palkalliseksi sairastumisen vuoksi.