Sairauspoissaoloja koskevat toimintaohjeet käsitellään työpaikalla henkilöstön kanssa ja uuden työntekijän kanssa perehdyttämisen yhteydessä. Ohjeet on hyvä pitää työpaikalla helposti työntekijöiden saatavilla.

Toimintaohjeessa huomioidaan tarpeen mukaan seuraavat käytännön asiat:

Poissaoloista ilmoittaminen

Kenelle poissaoloista ilmoitetaan?
– Lähiesimiehelle tai muulle työnantajan nimeämälle henkilölle

Miten poissaolosta ilmoitetaan?
– Puhelimitse, sähköisesti, kirjallisesti

Milloin poissaolosta kuuluu ilmoittaa?
– Työntekijä on velvollinen ilmoittamaan työnantajalle sairastumisestaan viipymättä.

Miten poissaolo varmennetaan?
– Työkyvyttömyys on vaadittaessa varmennettava lääkärintodistuksella tai muulla työnantajan hyväksymällä todistuksella.
– Lääkärintodistuksesta on käytävä ilmi tautiluokitus eli diagnoosi, jotta työnantaja voi varmistua, onko kyseessä sairaus, tapaturma, ammattitauti tai työssä tapahtuva altistus.
– Epäselvissä tapauksissa työnantaja voi vaatia työntekijää hankkimaan lisäselvityksen. Tällöin asiaan on reagoitava välittömästi.
– Työehtosopimuksessa on voitu määrätä, että työnantaja voi perustellusta syystä nimetä käytettävän lääkärin, jolloin työnantaja maksaa lääkärintodistuksen hankkimiskustannukset.
– Ilman perusteltua syytä lääkäri ei kirjoita takautuvasti lääkärintodistusta.

Milloin riittää terveydenhoitajan todistus tai oma ilmoitus?
– Yksityisen sosiaalipalvelualan työehtosopimus 20 § kohta 6: ”Sairausepidemian aikana ja tilanteessa, jossa lääkärin vastaanottoaikoja ei ole saatavilla, voidaan hyväksyttävänä selvityksenä pitää työterveyshoitajan tai terveydenhoitajan antamaa sairauslomatodistusta lyhytaikaisesta 1–3 kalenteripäivää kestävästä poissaolosta.”
– Työpaikalla voidaan myös sopia, voiko työntekijä olla omalla ilmoituksellaan poissa esimerkiksi 1–3 päivää.

Milloin ja minne lääkärintodistus toimitetaan?
– Todistus tai ainakin siitä ilmenevät poissaolotiedot toimitetaan viipymättä työkyvyttömyyden alettua työpaikalla sovitulle henkilölle, esimerkiksi lähiesimiehelle, henkilöstövastaavalle tai palkanlaskijalle. Itse todistus voidaan lähettää postitse.
– Seurannan vuoksi on myös tärkeää, että työterveyshuolto saa tiedon kaikista poissaoloista.
– Lääkärintodistus saadaan luovuttaa työterveyshuoltoon, ellei työntekijä ole sitä kieltänyt. Työntekijää on informoitava kielto-oikeudesta.

Miten toimitaan, jos henkilö haluaa tulla töihin sairauslomansa aikana?
– Jos henkilö on itse sitä mieltä, että hän selviytyy tehtävistään terveytensä vaarantumatta, työnantaja voi esimerkiksi pyytää työntekijää tuomaan lääkärintodistuksen työkyvystä ja sen palautumisesta.

Terveydentilaa koskevien tietojen käsittely työpaikalla

Kuka/ketkä yrityksessä saavat käsitellä työntekijöiden terveydentilaa koskevia tietoja?
– Työntekijän terveydentilatietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka näiden tietojen perusteella valmistelevat tai tekevät työsuhdetta koskevia päätöksiä tai panevat niitä toimeen (Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004; 5 §).
– Työnantajan tulee nimetä nämä henkilöt tai määritellä ne tehtävät, joita tämä koskee.
– Työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot ovat salassa pidettäviä sekä työsuhteen aikana että sen päättymisen jälkeen (Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004; 5 §).

Työhön paluun tukeminen

Milloin ja miten poissaolevaan työntekijään pidetään yhteyttä?
– Sovitaan työpaikalla yhteydenpitotavat sairauslomilla oleviin henkilöihin, esimerkiksi yli kuukauden kestävissä poissaoloissa esimies soittaa kuukausittain.

Miten tuetaan työntekijän työhön paluuta pitkän sairauspoissaolon jälkeen?
– Työterveyshuolto voidaan ottaa mukaan työhön paluun järjestelyihin.

Poissaolojen seuranta ja sen hyödyntäminen

Miten poissaoloja seurataan organisaatiossa?
– Työterveyshuollon tilastot esimerkiksi poissalojen syistä, määristä ja kustannuksista.
– Organisaation yhteisistä tilastoista ei saa ilmetä yksittäisen työntekijän sairauspoissaolotietoja.

Miten sairauspoissaolotilastoja hyödynnetään työolojen ja työhyvinvoinnin parantamiseksi ja työperäisten sairauspoissaolojen vähentämiseksi?
– Työterveyshuollon edustaja antaa yhteenvedon työsuojelutoimikunnan kokouksessa, jossa pohditaan työhyvinvoinnin ja työolojen kehittämistarpeita.