Työsopimuslomakkeet ja niiden yleiset ohjeet
10 ohjetta työsopimuksen tekemiseen
Huolellisesti tehty työsopimus on toimivan työsuhteen kulmakivi. Seuraavassa on listattu keskeisiä työsopimusta tehtäessä huomioon otettavia seikkoja.
1. Tee sopimus kirjallisesti
Työsopimus voidaan tehdä suullisesti, kirjallisesti tai sähköisesti. Lisäksi on mahdollista, että työsopimus syntyy konkludenttisesti eli hiljaisesti tilanteessa, jossa työtä ryhdytään tekemään ilman varsinaista työsopimusta.
Työsopimuksen tekemiselle ei ole laissa säädetty määrämuotoa, mutta sopimuksen tekeminen kirjallisesti on aina suositeltavaa todistelun vuoksi: kirjallisessa muodossa tehdystä työsopimuksesta voidaan luotettavasti tarkistaa, mitä osapuolten välillä on sovittu. Näin vältytään mahdollisilta työsopimusta koskevilta epäselvyyksiltä myöhemmin. Työsopimuksen tekeminen kirjallisesti on sekä työnantajan että työntekijän edun mukaista.
Työehtosopimuksissa voi olla määräyksiä työsopimuksen tekemisestä, joten tarkistathan aina sovellettavan työehtosopimuksen määräykset ennen työsopimuksen tekemistä. Työehtosopimuksissa velvoitetaan pääsääntöisesti tekemään työsopimukset kirjallisina. Esimerkiksi yksityisen sosiaalipalvelualan työehtosopimuksen mukaan työsopimus tehdään kirjallisena, mutta enintään viikon kestävästä määräaikaisesta työsuhteesta voidaan kuitenkin sopia myös suullisesti edellyttäen, että työntekijälle ilmoitetaan kirjallisesti tai sähköisesti työsuhteen kestoaika, säännöllinen työaika ja määräaikaisuuden peruste.
2. Tee työsopimus ennen työskentelyn aloittamista
Työntekijän kanssa kannattaa aina sopia hetki ennen varsinaisen työskentelyn aloittamista, jolloin käydään läpi työsuhteen ehdot ja solmitaan työsopimus.
Työsopimus voi syntyä myös hiljaisesti eli siten, että henkilö ryhtyy tekemään työtä palkkaa vastaan, vaikkei ehdoista olisi sovittu mitään tarkempaa. Työsopimus syntyy siis aina viimeistään konkreettisen työnteon aloittamisella. Tällaisessa tilanteessa jää kuitenkin avoimeksi moni asia ja työsuhteeseen sovellettavat ehdot, joista yleensä sovitaan työsopimuksessa (esim. koeaika). Yhteisymmärryksessä asiat voidaan toki kirjata paperille myöhemminkin, mutta epäselvyyksien välttämiseksi on työsuhteen ehdot suositeltavaa aina sopia ja kirjata jo hyvissä ajoin ennen työnteon aloittamista.
3. Sovi työsuhteen voimassaoloajasta
Yksi työsuhteen keskeisimmistä asioista on sen voimassaoloaika. Lähtökohta on, että työsopimus on voimassa toistaiseksi. Määräaikaisen sopimuksen tekemiseen taas on oltava työsopimuslain mukaan perusteltu syy, joka on tärkeää kirjata työsopimukseen. Tällainen syy on esim. tilapäinen työvoiman tarve (sijaisuus, tietty työprojekti) tai työntekijän oma pyyntö. Olennaista on, että määräaikaisuuksia työnantajan aloitteesta voi käyttää vain, jos työn tekemisen tarve tiedetään jo etukäteen tilapäiseksi. Jos työsopimus on tehty ilman laissa tarkoitettua perustetta määräaikaiseksi, tulkitaan työsopimusta toistaiseksi voimassa olevana.
4. Sovi koeajasta
Koeajasta on tärkeää sopia työsopimuksessa. Koeaika ei tule osapuolia sitovaksi työsuhteessa suoraan lain tai työehtosopimuksen perusteella, vaan siitä on nimenomaisesti erikseen sovittava.
Työsuhteeseen liittyvän koeajan tarkoituksena on varata työsuhteen molemmille osapuolille, niin työnantajalle kuin työntekijällekin, mahdollisuus arvioida työsuhteen alussa, vastaako sopimussuhde sille asetettuja vaatimuksia ja etukäteisodotuksia. Työnantajan näkökulmasta koeajan tarkoituksena on varmistaa, että työntekijä suoriutuu työtehtävistä ja sopeutuu työyhteisöön.
Koeajan kuluessa työsopimus voidaan molemmin puolin purkaa koeajan perusteella koeajan tarkoitukseen nähden asiallisesta syystä. Työsopimusta ei saa purkaa syrjivillä tai muutoin koeajan tarkoitukseen nähden epäasiallisilla perusteilla.
Mikäli koeajasta ei ole sovittu, on työsuhteessa heti alusta lähtien sovellettava normaaleja työsuhteen päättämisperusteita, eli työsopimuksen irtisanomista tai purkamista.
Työsopimuslain mukaan koeajan enimmäispituus on kuusi kuukautta. Enintään kuuden kuukauden pituinen koeaika on mahdollinen kaikilla Halin työehtosopimusaloilla. Määräaikaisessa työsuhteessa koeaika saa mahdollisine pidennyksineen kuitenkin olla korkeintaan puolet työsopimuksen kestosta, ei kuitenkaan enempää kuin kuusi kuukautta. Esimerkiksi neljän kuukauden määräaikaisessa työsuhteessa koeajan pituus saa olla enintään kaksi kuukautta.
Pääsääntö on, että koeaika voi olla kerran ja nimenomaan työsuhteen alussa. Koeaikaehdon sallittavuudesta samojen sopimusosapuolten välillä samoissa tehtävissä on jonkin verran oikeuskäytäntöä (esim. KKO 1986 II 52, KKO 1995:103, KKO 2009:35). Oikeuskäytännöstä piirtyy esiin suuntaviivoja, joiden mukaisesti uuden koeaikaehdon pätevyys ratkaistaan.
Oikeuskäytännön perusteella voidaan todeta, että koeaikaehdon sallittavuus tehtäessä uutta työsopimusta samojen osapuolten välillä riippuu ainakin seuraavista seikoista: 1) kuinka pitkä aika työsopimusten välillä on kulunut, 2) kuinka merkittävästi eri työsopimusten nojalla tehtävät työt poikkeavat toisistaan ja 3) onko aikaisemman työsuhteen koeaika ehtinyt toteutua kokonaisuudessaan.
Jos työsopimusten väliin jää riittävän pitkä aika, uutta koeaikaehtoa voidaan käyttää samoissakin tehtävissä. Jos kysymys on selvästi erilaisista tehtävistä, koeajan käyttö uudessa työsopimuksessa lienee sen sijaan mahdollista hyvin lyhyenkin keskeytyksen jälkeen. Oikeuskäytäntöä on lisäksi mahdollista tulkita niin, että koeaikaehto voitaisiin aina ottaa uuteen työsopimukseen siltä osin, kuin koeajan tarkoitus on aikaisemmassa työsuhteessa jäänyt toteutumatta. Siten jos aikaisempi työsuhde päättyisi ennen kuin koeaika olisi kulunut loppuun, uudessa työsopimuksessa voitaisiin jatkaa kesken jäänyttä koeaikaa, vaikka tehtävät säilyisivät samoina tai samankaltaisina.
5. Sovi työajoista tulevaisuuden tarpeet huomioiden
Kokoaikatyössä lähtökohtana on työehtosopimuksen mukainen työaika. Sopimuksella voidaan mainita sovittu työaika ja työaikamuoto työsuhteen alkaessa.
Työajoista sovittaessa on tärkeää sopia säännöllisen työajan keskimääräisestä pituudesta varsinkin, jos kysymys on osa-aikatyöstä. Työaikaa ei ole yleensä tarpeen sitoa tiettyihin viikonpäiviin sopimuksella. Jos kirjaus nähdään välttämättömäksi, voidaan työsopimukselle kirjata esimerkiksi sovitut työpäivät työsuhteen alussa.
Jos on tarpeen teettää ilta- yö- tai viikonlopputyötä, on hyvä ottaa sopimukselle ehto asiasta esimerkiksi “työ voi sisältää ilta-, yö- tai viikonlopputyötä”.
6. Älä yksilöi työtehtäviä liian rajoittavasti
Työsuhteessa on lähtökohtana, että työntekijä tekee työnantajan osoittamaa työtä. Yksityiskohtaiset työtehtävät ovat siis työnantajan työnjohto-oikeuden piirissä. Tätä oikeutta ei pidä rajoittaa rajaamalla työtehtäviä työsopimuksessa liian tiukasti. Sopimuksessa voidaan mainita työtehtävä työsuhteen alkaessa, mutta samalla on hyvä todeta, että tarvittaessa työntekijä on velvollinen tekemään muutakin työnantajan osoittamaa työtä.
7. Käy työntekijän kanssa läpi palvelusvuosiin tai vuosisidonnaiseen takuuseen oikeuttava aika
Sopimusalojemme työehtosopimusten mukaan työnantajan tulee työsuhteen alussa työsopimusta solmittaessa selvittää työntekijältä palveluslisävuosiin tai vuosisidonnaiseen takuuseen oikeuttava työkokemus kunkin työehtosopimuksen määräysten mukaisesti.
8. Sovi palkan määrästä
Työntekijälle tulee työsopimuslain mukaan ilmoittaa palkan määräytymisen perusteet, ja nämä ovat tyypillisiä työsopimukseen kirjattavia asioita. Työsopimukseen on hyvä kirjata palkan määräytymisen perusteet ja tarkentavina lisätietoina mm. työehtosopimuksen mukainen palkkaryhmä ja sovellettava palkkaluokka tai vaativuusryhmä, johon työntekijän työ kuuluu. Työtä arvioidaan kokonaisuutena sen perusteella, mikä parhaiten vastaa työtehtävän edellyttämää osaamista tai muuta tehtävän vaativuutta työehtosopimuksen määräykset huomioiden.
Lisäksi työsopimukseen on hyvä merkitä lisätietoina mahdollinen työntekijän palkan muut osat sovellettavan palkkausjärjestelmän mukaisesti. Tarkentavana lisätietona on hyvä kirjata luonnollisesti myös palkan määrä yhteensä. On kuitenkin hyvä huomioida, että työnantajan työnjohto-oikeuden piiriin jääviä etuuksia (kuten bonusjärjestelmiä) ei ole tarkoituksenmukaista kirjata työsopimuksiin.
Jos työntekijän työ on osa-aikatyötä, sopimukseen on merkittävä sovitun työajan ja täyden työajan suhteen mukaan laskettu ositettu palkan määrä yhteensä.
9. Älä sovi työskentelypaikasta yksityiskohtaisesti
Työnantajalla on lähtökohtaisesti oikeus päättää työnjohto-oikeutensa perusteella työskentelypaikasta. Jos työsopimuksessa on sovittu tietystä työskentelypaikasta, tämä sitoo työnantajaa ja muutokset ovat mahdollisia vain sopimalla.
Tämänkin asian osalta on tärkeää ottaa huomioon myös mahdolliset tulevaisuuden tarpeet. Eli vaikka tänään työntekijää tarvittaisiinkin selkeästi tiettyyn toimipaikkaan, voi tulevaisuudessa olla tarvetta teettää työtä myös toisaalla.
Jos työskentelypaikka kirjataan sopimukseen, on siis samalla syytä todeta, että työsuhteen alussa työskentelypaikka on tietty toimipiste ja tarvittaessa työntekijä on velvollinen työskentelemään myös muissa työnantajan toimipisteissä esimerkiksi tietyllä alueella.
10. Sovi ehdoista harkiten
Lähtökohtaisesti työnantajalla on työnjohto-oikeutensa nojalla laaja oikeus päättää jokapäiväisen työskentelyn yksityiskohdista, kuten edellä on todettu mm. työtehtävistä, työskentelypaikasta ja työajan sijoittelusta. Kun näistä asioista sovitaan jotain työsopimuksessa, työnantajan on hyvä ymmärtää, että sopimus sitoo ja samalla rajoittaa oikeuttaan tehdä muutoksia näihin asioihin yksipuolisesti.
Työsuhteen ehdoissa voi olla viisasta hyödyntää viittauksia työehtosopimukseen. Esimerkiksi jos työsopimuksessa halutaan viitata sovellettavaan työehtosopimukseen, on suositeltavaa viitata kulloinkin työnantajaa sitovaan työehtosopimukseen ja että työsuhteen alussa se on esimerkiksi yksityisen sosiaalipalvelualan työehtosopimus. Näin työnantajan tarkoitus soveltaa kulloinkin voimassa olevaa ja sitovaa työehtosopimusta pysyy selvänä, jos työnantajaa sitova työehtosopimus myöhemmin vaihtuu.
Sama koskee erilaisia ylimääräisiä etuuksia, joita työsuhteeseen voi liittyä. Työsuhteeseen liittyvistä talokohtaisista eduista ei pidä nimenomaisesti sopia, vaan työsopimuksessa kannattaa korkeintaan viitata yrityksen kulloinkin voimassa oleviin sisäisiin ohjeisiin tai työnantajan kulloinkin voimassa olevaan käytäntöön. Oikein muotoillut ehdot jättävät työnantajalle oikeuden tehdä käytäntöihin kulloinkin tarpeellisia muutoksia.